Dokumente & Aktenordner scannen lassen – So einfach gelingt papierloses Arbeiten

Bei der Umsetzung des papierlosen Büros bekommen wir oft die Frage gestellt, mit welchen produktiven Workflows das papierlose Arbeiten im privaten oder geschäftlichen Umfeld erfolgreich umgesetzt werden kann.

Die Antwort auf diese Frage ist aus unserer Sicht sehr simpel: der erste Schritt ist es, Ihren Papierkram loszuwerden – und zwar konsequent und dauerhaft.

Die Arbeit mit digitalen Dokumenten bildet die Grundlage für alle weiteren Schritte in der Optimierung der papierlosen Arbeit. Digitale Dokumente nehmen keinen Platz ein, können in Sekundenbruchteilen mit einer intelligenten Suche schnell wiedergefunden werden und ermöglichen Ihnen die gemeinsame Zusammenarbeit mit Ihren Kollegen und Geschäftspartnern.

In diesem Artikel möchten wir Ihnen unseren Scanservice für Dokumente vorstellen, mit dem der erste Schritt für das papierlose Arbeiten garantiert gelingt.

Warum den Papierkram nicht selbst einscannen?

Warum sollten Sie einen Scanservice beauftragen, um Dokumente zu scannen? Wir haben die Erfahrung gemacht, dass bei der Digitalisierung von Papierkram viele Anwender als Erstes in einen Einzugsscanner investieren oder sich eine Scanner App auf das Smartphone herunterladen. Das macht beim Scannen weniger Dokumente sicher Spaß, erspart Ihnen aus unserer Sicht allerdings nicht dauerhaft die unattraktive Arbeit mit Papierdokumenten.

Grundsätzlich spricht nichts dagegen, Ihre Dokumente selbst zu scannen oder abzufotografieren. Wenn Sie allerdings sehr viele Dokumente auf einmal scannen müssen oder der Zeitfaktor zum Scannen wichtiger Unterlagen eine Rolle spielt, ist der Aufwand beim Selberscannen nicht wirtschaftlich.

Deshalb ist selbst scannen oft nicht optimal:

  • Das Scannen einzelner Seiten aus Ihren Aktenordnern kostet wertvolle Zeit und personelle Ressourcen in Ihrem Unternehmen.
  • Eine gleichbleibende Scanqualität und eine professionelle Texterkennung / OCR kann nicht immer sichergestellt werden.
  • Nach dem Scannen ist die Etablierung eines Workflows für die digitale Dokumentenablage erforderlich.
  • Die Einlagerung von gescannten Dokumenten erfordert Platz in den eigenen Dokumentenarchiven.

Die Alternative zum Selberscannen ist das Beauftragen eines zuverlässigen Scanservice, bei dem Sie stets gleichbleibende Scanqualität und die schnellstmögliche Digitalisierung Ihrer Dokumente erhalten. Viele Scandienstleister ermöglichen auch die dauerhafte Aufbewahrung Ihrer Dokumente. Damit sparen Sie Platz in Ihren eigenen Archiven und kommen gleichzeitig den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nach.

Bild: www.dropscan.de

Digitale Dokumente mit dem Scanservice von Dropscan

Mit dem Scanservice für Dokumente von Dropscan können Sie einfach und unkompliziert alle bestehenden Dokumente & Aktenordner aus Ihrem privaten oder geschäftlichen Büro digitalisieren lassen. Wir scannen dabei jedes Dokument professionell und innerhalb kürzester Zeit. Sie erhalten von uns revisionssichere digitale Dokumente in der Cloud.

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